Eine Quittung ausfüllen ist nicht schwer, aber trotzdem haben viele Probleme damit korrekte Quittungen zu erstellen. Einen Quittungsblock ausfüllen ist kein Wunderwerk, aber es sollten einige Dinge beachtet werden, damit deine Quittung von den Behörden anerkannt wird.
Quittung – was ist das genau?
Eine Quittung ist ein Beleg, mit dem der Geldgeber beweisen kann, dass er für etwas gezahlt hat.
Der Zahlungsempfänger quittiert dem Gläubiger, dass er Geld für seine Ware oder Dienstleistung empfangen hat.
„Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen.“ (BGB § 368)
Für empfangenes Geld muss man nicht unbedingt eine Quittung ausfüllen, man kann den Empfang auch auf jedem beliebigen Papier quittieren.
Wichtig dabei ist nicht die Form, sondern dass alle Angaben der Quittung vollständig sind.
Wer nicht so häufig Quittungen ausstellt steht in der Gefahr wichtige Angaben zu vernachlässigen.
Ein professioneller Quittungsblock, der alle Vorgaben enthält, hilft natürlich Wichtiges nicht zu vergessen und bei selbstdurchschreibenden Blättern erhält man gleichzeitig einen Durchschlag für die Buchführung.
Mit dem selbstdurchschreibenden Quittungsbeleg benötigst kein Blatt Blaupapier mehr, um eine extra Kopie zu erstellen.
Quittungen erstellen – was muss darauf stehen?
Es gibt bestimmte Angaben auf einem ordnungsgemäßen Quittungsbeleg, die nicht fehlen dürfen! Außerdem müssen bei Quittungen, die über 250,- € ausgestellt werden, noch zusätzliche Angaben gemacht werden.
Angaben für Quittungen unter 250,- € müssen enthalten:
- Das Wort „Quittung“
(damit das Finanzamt auch weiß, um was für einen Beleg es sich handelt) - Der Brutto-Geldbetrag
- Der Mehrwertsteuer-Betrag (Achtung, diese Angabe nicht bei Kleinunternehmer!)
- Der Mehrwertsteuer-Satz (Achtung, diese Angabe nicht bei Kleinunternehmer!)
- Die Angabe der Leistung oder der Waren
(wofür wurde Geld bezahlt) - Der Zahlungsempfänger mit vollständiger Adresse
(an wen wurde bezahlt) - Ort, Datum und die Unterschrift des Zahlungsempfängers
(mit Unterschrift wird quittiert, das die Zahlung empfangen wurde)
Zusätzliche Angaben für Quittungen ab 250,- € müssen enthalten:
- Der Waren- oder Leistungsempfänger mit vollständiger Adresse
- Der Netto-Geldbetrag
- Die Quittungsnummer
(für einen Zeitraum fortlaufende Belegnummer) - Die Steuernummer des Zahlungsempfänger
Quittungsblock ausfüllen – wie genau geht das?
Beim Quittungen erstellen sollte man immer auf die korrekten Angaben achten.
Die Felder einer Quittung müssen wie folgt ausgefüllt werden:
- Von: In dieses Feld wird der Name des Leistungs- oder Warenempfänger eingetragen, von dem das Geld stammt.
- An: In dieses Feld wird der Name des Zahlungsempfänger eingetragen, der das Geld erhalten hat.
Bei Quittungen ab 250,- muss auch die Steuernummer eingetragen werden. - Für: Dieses Feld muss der Verwendungszweck eingetragen werden. Für welche Leistung oder Ware hat der Schuldner bezahlt.
- Netto-Betrag: In dieses Feld wird der Nettobetrag eingetragen. Das ist der Geld-Betrag ohne Mehrwertsteuer. Dieses Feld ist für Kleinunternehmer nicht nötig.
- Mehrwertsteuer-Satz: In dieses Feld wird der Steuersatz eingetragen, mit dem der Netto-Betrag versteuert wird.
Entweder der normale Steuersatz von 19% (Corona-Steuersatz 16%) oder der ermäßigte Steuersatz von 7% (Corona-Steuersatz 5%).
Wichtig: Als Kleinunternehmer dieses Feld nicht ausfüllen! - Mehrwertsteuer-Betrag: Neben den Mehrwertsteuersatz befindet sich das Feld für den Mehrwertsteuerbetrag. In dieses Feld wird der anzuwendende Mehrwertsteuerbetrag eingetragen, der sich ausNettobetrag und Steuersatz ergibt.
Wichtig: Als Kleinunternehmer dieses Feld nicht ausfüllen! - Gesamt-Betrag: In dieses Feld wird der Brutto-Gesamtbetrag eingetragen, der sich aus Netto- und Mehrwertsteuerbetrag zusammen ergibt.
Wichtig: Kleinunternehmer geben nur den Bruttobetrag ein! - EUR in Worten: In dieses Feld wird der Gesamtbetrag in Worten ausgeschrieben.
Bsp. 400,10 € wird in Worten „vierhundert und zehn cent“ geschrieben.
Vor und nach dem ausgeschriebenen Gesamtbetrag wird noch jeweils ein Minusstrich gesetzt, damit die Quittung im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. - Ort/ Datum: In dieses Feld wird der Ort und das aktuelle Datum eingetragen, an dem die Quittung ausgestellt wird.
- Stempel/ Unterschrift: Hier wird der Quittungsbeleg vom Zahlungsempfänger unterschrieben und mit dem Firmenstempel versehen.
Tipp: Prüfe deine erhaltenen Quittungen, ob diese richtig ausgefüllt und ob alle Angaben enthalten sind!
